Auditoría y Formación en Seguridad y Salud Empresarial

Auditorías

En República Dominicana, no existe la obligación de disponer de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo que las auditorías que se realicen en este sentido dependen de la potestad del empresario.

Ahora bien, el Decreto nº 522-06, del 17 de octubre de 2006, por el que se aprueba el Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo, establece la obligación de auditar y revisar el contenido de los Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo que haya implementado con anterioridad.

Dichos programas deberán ser actualizados y remitidos cada tres 3 años a la Secretaría de Estado de Trabajo, los cuales estarán sujetos a la comprobación y aprobación de dicha institución. Esta institución está habilitada a requerir los cambios que estime oportunos, debiendo el empresario acatar los mismos.

Formación

En República Dominicana, la formación en prevención de riesgos laborales es una de las obligaciones generales en materia de seguridad y salud en el trabajo, asignadas legalmente a la figura del empresario.

De forma general, su regulación viene dispuesta en el artículo 7 del Decreto nº 522-06, del 17 de octubre de 2006, por el que se aprueba el Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo. En él se establece que todo empresario deberá dar las debidas instrucciones a los trabajadores en relación a la prevención de riesgos laborales.

Posteriormente y de forma más desarrollada, el artículo 9 del mismo Decreto establece otras obligaciones en cuanto a la formación e información de los trabajadores en seguridad y salud laboral. A lo largo de su contenido, se especifican aquellas materias sobre las cuales los trabajadores deberán ser debidamente formados e informados, en concreto:

• Sobre el contenido de la política adoptada por la empresa en relación a la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, cuyo contenido deberá ser transmitido a todos los trabajadores de la empresa a la cual aplique.

• Sobre las instrucciones proporcionadas por el fabricante, importadores y distribuidores de equipos de trabajo, maquinaria, productos, materias primas y herramientas, a efectos de proteger a los trabajadores que con ellos operen.

• Sobre los riesgos existentes en su puesto de trabajo y sobre las medidas correctivas que se tienen que aplicar para eliminarlos o controlarlos. La capacitación a los trabajadores deberá ser acorde con el puesto de trabajo y con las medidas preventivas generales.

• Dar formación en materia preventiva a los integrantes del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo que opere en la empresa, a fin de que sus miembros puedan desarrollar de forma solvente las funciones que legalmente tienen asignadas.

• Sobre el marco normativo en relación a la protección de la maquinaria, indicando de manera apropiada los peligros que entraña la utilización de la maquinaria y las precauciones que deberán adoptarse.

El empresario deberá mantener el registro documental de todas las sesiones de formación que, en materia de seguridad y salud en el trabajo, se hayan impartido en el seno de su organización.

Como norma general, la formación preventiva deberá darse de forma previa al inicio de la actividad por parte del trabajador y de forma periódica posteriormente. Ahora bien, siempre que se introduzcan nuevos productos, maquinarias o métodos de trabajo, el empresario deberá formar a los trabajadores sobre los nuevos riesgos que pudieran entrañar estos cambios sustanciales en el proceso productivo.

Auditoría y Formación en Seguridad y Salud Empresarial

Planificación de la Actividad Preventiva

En República Dominicana, la regulación concerniente a la planificación de la actividad preventiva viene dispuesta de forma general en el artículo 8 del Decreto nº 522-06, del 17 de octubre de 2006, por el que se aprueba el Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo. Por otra parte, los elementos que deberán componer el contenido de estos Programas vienen legalmente definidos en el Punto Séptimo del Título I de la Resolución nº 04/2007, del 30 de enero de 2007, por la que se establecen las Condiciones Generales y Particulares de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Tal y como dispone el punto 1 del artículo 8 de la norma, todo empresario es responsable de disponer de un Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo (lo equivalente a la planificación de la actividad preventiva en nuestro país).

Las actuaciones en materia preventiva que el empleador deba implementar como consecuencia de la evaluación, tendrán que integrarse en el conjunto de las actividades de la empresa y en todos los niveles jerárquicos de la misma. Además, su contenido deberá ser modificado siempre que se aprecie una inadecuación de éste con los riesgos respecto a los cuales pretende brindar protección.

Todos los empresarios que inicien una actividad o negocio en el país, dispondrán de 3 meses desde la fecha de apertura del negocio para hacer llegar a la Secretaría de Estado de Trabajo su Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo.

En cuanto a los elementos que deberán figurar dentro del contenido de todo Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, éstos son:

1. Análisis de Accidentes e Incidentes.

2. Comunicaciones personales.

3. Contratación de personal y colocación (puestos de trabajo).

4. Controles médicos del estado de salud.

5. Controles de compras.

6. Controles de ingeniería realizados.

7. Sesiones de formación realizadas al personal.

8. Equipos de Protección Individual entregados.

9. Visitas internas de inspección planeadas.

10. Investigación de accidentes e incidentes.

11. Liderazgos y Administración.

12. Observaciones de tareas.

13. Medios técnicos y humanos para la gestión de emergencias.

14. Procedimientos y análisis de tareas.

15. Actividades de promoción general en materia preventiva.

16. Reglas internas de la organización.

17. Actas de reuniones de grupo.

18. Seguridad fuera del trabajo.

19. Sistema de evaluación del programa.

Estos Reglamentos deberán ser actualizados y remitidos cada 3 años a la Secretaría de Estado de Trabajo, institución encargada de comprobar y aprobar su contenido previamente a la implementación del mismo. Podrá además exigir los cambios que considere oportunos y que deberán aplicarse a los Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Dicho esto, y si bien se establece un periodo máximo de 3 meses para la revisión de estos Programas, siempre que se introduzcan nuevos productos, maquinarias o métodos de trabajo, el empresario deberá remitir a la Secretaría de Estado de Trabajo los cambios introducidos en el programa de seguridad y salud en el trabajo y la correspondiente evaluación de los riesgos, con respecto a los mismos. Además, el empresario deberá informar y capacitar a los trabajadores en lo que concierne a las consecuencias de estos nuevos productos, maquinarias o métodos de trabajo para su salud y seguridad.

El empresario deberá incluir también en su Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo los riesgos específicos existentes en el lugar de trabajo para los trabajadores menores de 18 años, debiendo controlar los mismos a efectos de que la seguridad y salud del trabajador menor no se vea afectada en modo alguno.

Por último, el artículo 14.1 del mismo Reglamento dispone la condición de que estos Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo solo podrán ser confeccionados por parte de proveedores de servicios de seguridad y salud en el trabajo (en España, SPAs) debidamente certificados por la Secretaría de Estado de Trabajo.

Planificación de la Actividad Preventiva

¿Un asesor financiero para tu empresa emprendedora?

Cuando eres emprendedor, debes asesorarte de profesionales externos que te ayuden a alcanzar la siguiente etapa de tu empresa. Es importante que sepas en cada etapa de tu empresa qué solicitarles a estos profesionales.

Si eres emprendedor, es muy probable que en algún momento hayas contratado a un contador externo para que registre tus transacciones y te apoye con los temas fiscales, sin embargo, es posible que sientas que sus servicios se han deteriorado o que simplemente ya no generan valor para tu empresa.

Esta situación no necesariamente se deba a que tu contador externo haya empeorado su calidad de servicio o que no sea capaz de crecer con tu empresa, lo que usualmente sucede es que contratamos a un contador externo al iniciar nuestro emprendimiento y no cambiamos nuestra relación empresarial con este profesional de acuerdo con nuestras necesidades.

La información financiera que necesita analizar un dueño de empresa varía a lo largo de cada etapa de crecimiento en la que se encuentre el negocio. Una empresa que tiene 5 meses de haber iniciado no necesita recibir los mismos reportes que otra empresa que tiene 5 años en operación. En cada etapa, el enfoque del emprendedor es diferente, por lo que debes saber qué exigirle a tu contador en la medida que tu empresa vaya creciendo.

Tomemos el siguiente ejemplo de una empresa ficticia para ilustrar cómo las necesidades de información financiera para un emprendedor van evolucionando y cuál debe ser su relación con los profesionales financieros y contables:

Supongamos que estás empezando tu emprendimiento, a estas alturas, la necesidad de tener información detallada y extensa sobre tu empresa de manera diaria es baja. Esto se debe a que es muy probable que empieces con pocos productos, servicios, clientes y proveedores, lo que se traduce en ventas bajas aún. En esta etapa, tu mayor enfoque debe ser en aumentar tus ventas, por lo que debes contratar a un contador externo para que registre tus transacciones, realizando tu contabilidad y ayudándote a cumplir con tus obligaciones fiscales sin aumentar tus gastos fijos.

Luego de cierto tiempo, en todas las empresas existe un momento crucial, en la cual sus ventas experimentan aumentos porcentuales importantes. Sin embargo, puedes sentir que estás estancado, necesitas información comercial y financiera con mayor frecuencia sobre tu empresa, de manera que puedas tomar mejores decisiones y puedas negociar con clientes y proveedores estratégicos.

Es en este momento, cuando ya tienes ventas estables con buenos márgenes, que te convendría contratar a un contador de manera interna, esto no significa que canceles el contrato con el contador que inició contigo, sino que su rol ahora debe cambiar de ejecutor a supervisor de tu contador y más adelante tu asesor financiero.

¿Ya te libraste de contratar a un profesional externo? Quizás sí, quizás no, su rol de nuevo ha cambiado, en vez de revisar lo que hace tu contador, utilizará la información enviada por el mismo para apoyarte en temas financieros. Podríamos decir que será tu asesor financiero externo, te podrá apoyar en evaluaciones económicas de proyectos, proyecciones financieras, construcción del presupuesto, proyecciones del flujo de caja, apoyo en consecución de financiamientos, etc.

¿Un asesor financiero para tu empresa emprendedora?

Inteligencia Emocional

La inteligencia emocional nos puede auto motivar, nos da la capacidad de insistir ante posibles frustraciones, tener control de nuestros propios impulsos, controlar nuestro estado de ánimo para facilitar la convivencia con otras personas a nivel familiar y laboral.

La inteligencia emocional el conjunto de habilidades psicológicas que nos permiten, de manera razonable, expresar nuestras emociones y poder entender las de los demás. Es una forma de guiar nuestro comportamiento.

El psicólogo y escritor Daniel Goleman en su libro Inteligencia Emocional, plantea que todo lo emocional es fundamental en la toma de decisiones; que en momentos cruciales de nuestra vida no sólo utilizamos la razón, para decidir, sino que la mayor influencia está dada por lo que dicten nuestras emociones. Es decir, que el nivel emocional tiene un alto poder sobre nuestros pensamientos y, por ende, sobre nuestro comportamiento.

¿Qué debes tomar en cuenta para tener inteligencia emocional en tu área de trabajo?

• Debes empezar por el autoconocimiento. Saber cómo somos de manera interna en profundidad nos ayuda a conocer nuestras habilidades y nuestros puntos débiles en el trabajo. Esto nos ayuda a mejorar laboralmente, esforzándonos cada vez más y dejar asesorarnos en materias que no dominamos del todo. Y es que, el primer paso para ayudar a los demás es conocernos nosotros mismos.
• La autorregulación. Hace referencia a la capacidad de saber manejar nuestros sentimientos en el trabajo. Gracias a esta práctica podemos saber aprovechar los sentimientos que nos afectan en el trabajo y saber cuándo no hay que dejarse llevar por ellos, todo en pro de mejorar el ambiente laboral.
• La motivación es importante, tanto en el plano individual como de equipo. Una persona que sabe motivar al resto del equipo ayuda a sacar lo mejor de los mismos.
• Para que las relaciones laborales se efectúen de manera correcta se debe practicar la empatía, es decir, ponerse en el lugar del otro. Esto ayuda a mejorar la relación entre los empleados y a conseguir, así, un mejor ambiente de trabajo.

Y por último y no menos importante, hay que cultivar las habilidades sociales, el cómo nos relacionamos con los demás, es importante tomar en cuenta que una buena comunicación debe ser la base de cualquier relación laboral.

Para poder equilibrar la inteligencia emocional recuerda:

• Analízate, para saber qué cosas te pueden hacer reaccionar emocionalmente y de qué manera, para tratar de mejorar y cambiar esas reacciones.
• Aprender a escuchar, que no es lo mismo que oír. Hay que saber escuchar cuando un compañero plantea un problema, y si dudas se pregunta para aclarar. Esto te ayudará a tomar decisiones concretas y claras.
• Interpreta el lenguaje corporal de los demás. No siempre las palabras coinciden con lo que dice el cuerpo, la mirada o los gestos. Ello puede ir en tu contra.
• Determina qué cosas te causan estrés. Te servirá para evitar esas emociones repentinas que puedan frustrar tu día o tu trabajo.

Ser inteligente emocional significa vivir siendo consciente de tus emociones, entenderlas, aceptarlas y saber qué me están diciendo para saber qué dar y cómo comportarte en cada momento.

Inteligencia Emocional

Herramientas Virtuales para tu Organización.

Una organización es una lógica o sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos, en este caso la organización se trataría de un sistema que nos ayude a tener más orden, eficiencia, productividad, limpieza, puntualidad y bienestar.

Ya sea que trabajes freelance o para una empresa, o que tengas tu propio negocio, sabes que el orden y el manejo del tiempo son fundamentales para ser más productivo en el trabajo.

Si eres un profesional independiente, también habrás aprendido que la inspiración puede llegar en cualquier momento. Cuando ocurre, debes tomar nota de tus nuevas ideas para trabajar luego en ellas.

La tecnología nos ofrece diferentes aplicaciones y servicios que te ayudarán a realizar tu trabajo de manera más fácil y ordenada.

Para una empresa, sea grande o pequeña, un sistema CRM es una opción potencialmente ideal; ya que en este sistema puedes agendar citas, tomar notas, tener registrada tu cartera de clientes/proveedores, entre muchas otras tareas.

Si la usa adecuadamente, podrás ser más organizado en el trabajo, terminar tus cosas más rápido, tener más tiempo libre para cumplir tus metas, hacer tu vida más productiva y tener más éxito como profesional.

¿Qué es un CRM?

Un CRM es una solución de gestión de las relaciones con clientes, orientada normalmente a gestionar tres áreas básicas: la gestión comercial, el marketing y el servicio postventa o de atención al cliente.

El uso de un CRM forma parte de una estrategia orientada al cliente en la cual todas las acciones tienen el objetivo final de mejorar la atención y las relaciones con clientes y potenciales. La herramienta CRM y la orientación al cliente proporcionan resultados demostrables, tanto por disponer de una gestión comercial estructurada y que potencia la productividad en las ventas como por ofrecer un conocimiento profundo del cliente que permite plantear campañas de marketing más efectivas.

Las funciones de atención al cliente de una herramienta CRM potencian además la fidelización y satisfacción de los clientes, lo que tiene un impacto muy positivo en términos de ventas recurrentes y cruzadas.

Definición de CRM

La definición de CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes) es una aplicación que permite centralizar en una única Base de Datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes.

El software CRM, por definición, permite compartir y maximizar el conocimiento de un cliente dado y de esta forma entender sus necesidades y anticiparse a ellas. Por definición, el CRM recopila toda la información de las gestiones comerciales manteniendo un histórico detallado.

Una solución CRM permite dirigir y gestionar de forma más sencilla las campañas de captación de clientes y de fidelización. Gracias al CRM se puede controlar el conjunto de acciones realizadas sobre los clientes o clientes potenciales, y gestionar las acciones comerciales a partir de un cuadro de mandos detallado.

Las empresas que utilizan soluciones CRM generan más oportunidades de venta, agilizando la gestión, con presupuestos actualizados en tiempo real y procesos de ventas optimizados. Del mismo modo las empresas que utilizan CRM pueden hacer mejores segmentaciones, y disponen de la información para un servicio de atención al cliente y postventa de nivel superior.

Herramientas Virtuales para tu Organización.